Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), ovvero la società a responsabilità limitata costituisce una delle forme di società di capitali disciplinate dal Codice delle Società Commerciali polacco (Kodeks spółek handlowych, in breve: K.S.H.). Paragonandola al sistema giuridico italiano, può essere considerata una sorta di equivalente della Società a Responsabilità Limitata (S.r.l.). Tuttavia, è importante tenere presente le differenze esistenti tra la regolamentazione della Sp. z o.o. polacca e quella della S.r.l. italiana, ad esempio per quanto riguarda l’ammontare del capitale sociale richiesto, il regime fiscale applicabile, nonché le modalità procedurali relative alla costituzione di tali società.
Nel presente articolo verranno descritti gli aspetti principali relativi alla costituzione di una società a responsabilità limitata (ovvero spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) nel territorio della Polonia, nonché una caratterizzazione generale di questa forma di attività economica.
Una caratteristica della società a responsabilità limitata (Sp. z o.o.) è il fatto che essa possiede personalità giuridica. Il momento in cui la Sp. z o.o. acquista la personalità giuridica coincide con la sua iscrizione nel Registro delle Imprese presso il Registro Nazionale Giudiziario (Krajowy Rejestr Sądowy – KRS), a seguito della quale essa diventa soggetto di diritti e obblighi.
Occorre sottolineare che prima dell’iscrizione nel registro, la società assume la forma di società a responsabilità limitata in fase di costituzione – ovvero “spółka z ograniczoną odpowiedzialnościa w organizacji”, che si trasforma automaticamente in una società a responsabilità limitata (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) con il perfezionarsi dell’iscrizione.
Il socio è responsabile per le obbligazioni di una società a responsabilità limitata polacca?
Secondo l’ordinamento giuridico polacco, i soci non rispondono delle obbligazioni della società. La società risponde autonomamente dei propri debiti, mentre il “rischio” del socio è limitato al solo contributo versato alla società.
Diversamente si presenta la situazione con riferimento agli amministratori della società, questione che verrà trattata in un articolo separato.
Quali sono le modalità di costituzione di una società a responsabilità limitata in Polonia?
In Polonia, la costituzione di una società a responsabilità limitata (Sp. z o.o.) può avvenire in due modi. Il primo consiste nella stipula dell’atto costitutivo dinanzi a un notaio, mentre Il secondo metodo, prevede l’utilizzo del sistema telematico S24.
Nella procedura telematica (presso sistema telematico S24), il contratto di società viene generato compilando un modulo disponibile online e viene perfezionato nel momento in cui tutte le informazioni richieste vengono inserite e il documento viene firmato mediante firma elettronica qualificata. In quest’ultimo caso, il contratto si considera concluso nel momento in cui tutte le informazioni richieste sono state inserite nel modulo e firmate elettronicamente da tutte le parti (soci).
La stipula del contratto di società in forma di atto pubblico notarile.
La stipulazione del contratto di società dinanzi a un notaio rappresenta il modo tradizionale di costituire una società, che, conformemente alle disposizioni del Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.), deve avvenire nella forma dell’atto pubblico notarile.
A partire dal momento della stipula dell’atto costitutivo dinanzi al notaio, nasce la “società a responsabilità limitata in fase di costituzione” (in polacco: „spółka z o.o. w organizacji”), la quale opera in tale forma fino alla sua iscrizione nel Registro delle imprese del Registro Nazionale Giudiziario (KRS).
È importante sottolineare che la società a responsabilità limitata in fase di costituzione (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji), pur non avendo personalità giuridica prima dell’iscrizione al registro e della trasformazione in società a responsabilità limitata (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) pienamente costituita, è comunque legittimata a svolgere attività economica, sebbene in maniera limitata – essa può infatti acquistare diritti in nome proprio (inclusi beni immobili e altri diritti reali), assumere obbligazioni, nonché agire e resistere in giudizio.
Tuttavia, nella prassi, ciò può risultare particolarmente difficile, in quanto è consuetudine che i contraenti preferiscano intrattenere rapporti con una società a responsabilità limitata (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) solo dopo che questa abbia acquisito piena personalità giuridica.
Il capitale sociale della società a responsabilità limitata costituita secondo il diritto polacco, e il conferimento a copertura del capitale stesso.
Dopo la stipula dell’atto costitutivo della sp. z o.o. alla presenza del notaio, la fase successiva consiste nell’effettuazione, da parte dei soci, dei conferimenti a copertura dell’intero capitale sociale.
Il capitale sociale della società a responsabilità limitata polacca non può essere inferiore a 5.000 PLN e il valore nominale di ciascuna quota non può essere inferiore a 50 PLN.
Si osserva che, che in caso di sottoscrizione delle quote a un prezzo superiore al loro valore nominale, i soci sono tenuti a versare anche tale eccedenza.
L’organizzazione interna della società a responsabilità limitata (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) – la nomina del consiglio di amministrazione e l’eventuale istituzione del consiglio di sorveglianza (rada nadzorcza) o della commissione di revisione (komisja rewizyjna).
Il passo necessario consiste anche della nomina del consiglio di amministrazione – e, se richiesto dall’atto costitutivo o dalla legge, anche nell’eventuale istituzione del consiglio di sorveglianza (in polacco: “rada nadzorcza”) o della commissione di revisione (in polacco “komisja rewizyjna”).
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (società a responsabilità limitata) esercita la propria attività tramite gli organi previsti dall’atto costitutivo. Tra gli organi della Sp. z o.o. si annoverano il consiglio di amministrazione, il consiglio di sorveglianza (se richiesto dall’atto costitutivo o dalla legge), commissione di revisione (se richiesto dall’atto costitutivo o dalla legge) e l’assemblea dei soci.
Ai sensi del Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.), i membri del consiglio di amministrazione sono nominati mediante delibera dell’assemblea dei soci, salvo diversa disposizione dell’atto costitutivo.
La nomina del primo consiglio di amministrazione della spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (società a responsabilità limitata) avviene, di regola, durante la prima assemblea dei soci. Tuttavia, nella prassi, la delibera di cui sopra viene adottata contestualmente alla stipulazione dell’atto costitutivo dinanzi al notaio e inserita nel medesimo atto pubblico.
È opportuno sottolineare che la nomina del consiglio di amministrazione deve avvenire prima della presentazione della domanda d’iscrizione della società al tribunale competente per l’iscrizione al Registro Nazionale Giudiziario (KRS), poiché, ai sensi delle disposizioni del Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.), è proprio il consiglio di amministrazione il soggetto responsabile della domanda di iscrizione della società costituita.
Inoltre, in questa fase può essere istituito anche il consiglio di sorveglianza o la commissione di revisione, tuttavia, l’obbligo di nomina di tali organi sussiste solo nei casi specificamente previsti dalla legge. Ai sensi dell’art. 213 del Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.), la costituzione del consiglio di sorveglianza o della commissione di revisione è obbligatoria nelle Sp. z o.o. (società a responsabilità limitata) in cui il capitale sociale superi 500.000,00 PLN e il numero dei soci sia superiore a venticinque.
Resta inteso che la nomina di tali organi può comunque essere prevista volontariamente nell’atto costitutivo.
L’iscrizione della società nel registro delle imprese del Registro Nazionale Giudiziario (KRS)
A decorrere dalla stipulazione dell’atto costitutivo della società a responsabilità limitata, la società dispone di sei mesi per presentare domanda di iscrizione al tribunale competente per l’iscrizione al Registro Nazionale Giudiziario (KRS) al fine di ottenere la registrazione. Il mancato deposito della domanda entro tale termine comporta lo scioglimento del contratto di società.
Ai sensi del Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.), il consiglio di amministrazione è tenuto a presentare la domanda d’iscrizione della società al tribunale competente in base alla sede legale della società. La domanda deve essere sottoscritta da tutti i membri del consiglio di amministrazione oppure da un procuratore debitamente autorizzato.
Il contenuto della domanda d’iscrizione della spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (società a responsabilità limitata) al registro delle imprese – ovvero Registro Nazionale Giudiziario (KRS) – deve comprendere, tra l’altro: la denominazione (ragione sociale), la sede e l’indirizzo della società; l’oggetto sociale; l’ammontare del capitale sociale; l’indicazione se un socio può detenere più di una quota; i nomi, i cognomi e gli indirizzi (oppure gli indirizzi di posta elettronica certificata) dei membri del consiglio di amministrazione e le modalità di rappresentanza della società; i nomi e i cognomi dei membri del consiglio di sorveglianza o della commissione di revisione, qualora siano stati istituiti; l’indicazione dell’eventuale conferimento di apporti in natura alla società; la durata della società, se determinata; l’indicazione del giornale destinato alle pubblicazioni legali della società (se indicato nell’atto costitutivo).
Alla domanda di iscrizione della sp. z o.o. devono essere allegati tutti i documenti richiesti dalla legge, tra i quali si distinguono, tra l’altro:
- l’atto costitutivo della società;
- una dichiarazione sottoscritta da tutti i membri del consiglio di amministrazione, attestante che i conferimenti sono stati integralmente effettuati da parte di tutti i soci;
- la delibera della costituzione degli organi sociali, con l’indicazione nominativa dei rispettivi membri (qualora tali informazioni non risultino già dall’atto notarile contenente l’atto costitutivo), nonché le dichiarazioni di accettazione della carica da parte dei membri stessi;
- l’elenco dei soci, con l’indicazione del nome, cognome o denominazione sociale di ciascuno di essi, nonché del numero e del valore nominale delle rispettive quote. Tale elenco deve essere sottoscritto da tutti i membri del consiglio di amministrazione;
- il versamento del contributo per l’iscrizione al registro (pari a 500 PLN) e del pagamento per la pubblicazione nel Monitoro Giudiziario ed Economico (pari a 100 PLN);
- qualora la domanda sia presentata da un procuratore, la relativa procura e la distinta del bonifico dell’imposta di bollo sulla procura, pari a 17 PLN.
Con l’iscrizione nel registro delle imprese, la società a responsabilità limitata in fase di costituzione (in polacco: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji) si trasforma automaticamente in società a responsabilità limitata (in polacco: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) a tutti gli effetti, acquisendo contestualmente la personalità giuridica.
La stipulazione dell’atto costitutivo della società a responsabilità limitata può avvenire mediante un procuratore debitamente autorizzato?
L’atto costitutivo della società a responsabilità limitata può essere validamente stipulato da un procuratore, a condizione che sia munito di idonea procura. Considerato che, ai sensi del Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.), il contratto di società a responsabilità limitata deve essere stipulato in forma di atto notarile, la procura conferita per tale scopo – in conformità alle disposizioni del Codice civile polacco (Kodeks cywilny, ovvero K.C.) – deve anch’essa essere rilasciata nella medesima forma, ossia nella forma di atto notarile (ad esempio dinanzi a un notaio italiano). La procura in questione è una procura speciale, contenente un’esplicita indicazione che la persona autorizzata è legittimata a stipulare uno specifico contratto – in questo caso, il contratto di società.
Quali elementi deve contenere l’atto costitutivo della società a responsabilità limitata in Polonia?
L’atto costitutivo della società a responsabilità limitata, conformemente alla disposizione prevista dall’art. 157 § 2 del Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.), deve essere stipulato in forma di atto notarile.
Secondo l’art. 157 § 1 del medesimo Codice, il contenuto dell’atto costitutivo della società a responsabilità limitata deve definire espressamente:
- la denominazione e la sede della società;
- l’oggetto sociale;
- l’ammontare del capitale sociale;
- l’indicazione se un socio può detenere più di una quota;
- il numero e il valore nominale delle quote attribuite a ciascun socio;
- la durata della società, qualora sia determinata
Le suddette indicazioni sono indispensabili per la corretta produzione degli effetti dell’atto costitutivo della società a responsabilità limitata, poiché ne definiscono le fondamenta normative e le linee guida operative.
Il Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.) richiede che l’atto costitutivo della società a responsabilità limitata specifichi il termine di durata della società. Pur essendo consuetudine che tali società siano istituite a tempo indeterminato, è comunque obbligatorio includere nell’atto costitutivo disposizioni appropriate sul periodo di durata.
Nel quadro del contratto di società a responsabilità limitata, i soci possono – nei limiti della normativa vigente – disciplinare diverse modalità operative, purché tali disposizioni non siano in contrasto con la legge. Il Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.) consente l’impiego di numerosi strumenti organizzativi e patrimoniali aggiuntivi, volti a rendere più flessibile la struttura societaria.
Tra le clausole che possono essere introdotte nell’atto costitutivo figurano, in particolare, il diritto di prelazione sulle quote, nonché le clausole di tipo tag‑along (diritto del socio di unirsi alla vendita di quote avviata da un altro socio) e drag‑along (obbligo per i soci minori di unirsi alla vendita delle proprie quote alle stesse condizioni offerte al socio di maggioranza), e clausole di non concorrenza.
Inoltre, il Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.) prevede la possibilità che l’atto costitutivo della società a responsabilità limitata preveda l’annulamento volontario (in polacco cd: “umorzenie dobrowolne”) delle quote – con il consenso del socio – oppure l’annullamento forzoso (in polacco cd: “umorzenie przymusowe”) – senza il consenso del socio. L’annullamento delle quote forzoso è ammissibile soltanto se nell’atto costitutivo sono previsti i presupposti e la procedura per attuarlo.
Un ulteriore meccanismo rilevante che può essere disciplinato dall’atto costitutivo della sp. z o.o. è la possibilità di escludere o limitare l’ingresso degli eredi di un socio deceduto nella società. In tal caso, l’atto costitutivo deve stabilire le condizioni di liquidazione della quota spettante agli eredi che non subentrano nella società, nonché le modalità del relativo rimborso. La mancata regolamentazione di tale aspetto può comportare l’inefficacia della clausola di esclusione o limitazione del subentro degli eredi.
La possibilità di introdurre tale previsione rappresenta un elemento essenziale dell’atto costitutivo, in quanto consente di garantire la continuità operativa della società.
Il Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.) consente inoltre di modificare, mediante l’atto costitutivo, le regole relative alle modalità di voto sulle delibere assembleari.
In linea generale, le delibere sono adottate a maggioranza assoluta dei voti, tuttavia è possibile derogare a tale principio attraverso apposite previsioni nell’atto costitutivo.
È opportuno sottolineare che il Codice prevede alcuni casi in cui è richiesta una maggioranza qualificata per l’adozione di determinate delibere – ad esempio, le delibere concernenti lo scioglimento della società richiedono una maggioranza di due terzi dei voti – e in tali ipotesi l’atto costitutivo può esclusivamente prevedere requisiti più rigorosi, ma non meno stringenti.
Un ulteriore aspetto che può essere liberamente disciplinato nell’atto costitutivo è la possibilità di attribuire privilegi alle quote dei soci (quote privilegiate), sia in relazione al diritto di voto che al diritto agli utili (diritto ai dividendi).
Indipendentemente da quanto sopra, i soci possono disciplinare nell’atto costitutivo ulteriori diritti e obblighi, anche mediante l’attribuzione di prerogative aggiuntive. Un esempio può essere rappresentato dalla previsione che l’adozione di una delibera sia subordinata al voto favorevole di un determinato socio, oppure dall’attribuzione a un socio del diritto di nominare specifici membri degli organi societari.
Occorre sottolineare che il Codice delle società commerciali polacco (K.S.H.) condiziona l’attribuzione a un socio di vantaggi particolari o l’imposizione di obblighi aggiuntivi nei confronti della società (oltre all’obbligo di versamento dei conferimenti per la copertura delle quote) all’espressa previsione nell’atto costitutivo. La mancata indicazione di tali disposizioni nell’atto costitutivo comporta l’inefficacia nei confronti della società.
Per quanto concerne l’oggetto dell’attività, è necessario indicare chiaramente l’ambito operativo della società, specificando il codice “PKD” corrispondente al tipo di attività. Il codice “PKD” è l’equivalente del codice ATECO italiano e serve per identificare con precisione il campo di attività della società, anche nel contenuto dell’atto costitutivo.
Considerando la necessità di stabilire la sede legale della società a responsabilità limitata nel territorio della Polonia, si evidenzia la possibilità di avvalersi dei servizi forniti da uffici virtuali operanti nel medesimo ambito territoriale. Tali servizi includono, soprattutto la ricezione della corrispondenza, l’inoltro di copie digitali della stessa e la messa a disposizione di spazi ad uso ufficio o di sale conferenze.
Come già indicato nell’introduzione del presente articolo, la società a responsabilità limitata in fase di costituzione (sp. z o.o. w organizacji), prima dell’iscrizione nel registro e della trasformazione in società a responsabilità limitata (sp. z o.o.), pur non possedendo personalità giuridica, ha il diritto di esercitare un’attività economica in misura limitata.
Tra le attività che possono essere svolte da una società a responsabilità limitata in fase di costituzione (sp. z o.o. w organizacji) rientra, ad esempio, la stipula di un contratto per un ufficio virtuale, grazie al quale la società in costituzione potrà stabilire il proprio indirizzo, da presentare unitamente alla domanda di iscrizione nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS).
Si sottolinea che, al momento della registrazione presso il Registro Nazionale delle Imprese (KRS), è necessario indicare l’indirizzo esatto della società e non soltanto la sua sede legale — ossia il luogo o la città di effettiva attività — come invece è previsto nell’atto costitutivo.
Il nostro studio legale vanta una consolidata esperienza nell’assistenza a clienti stranieri nel processo di costituzione di società di diritto commerciale in Polonia. Qualora fosse interessato ad avviare un’attività imprenditoriale sul territorio polacco, i nostri avvocati Le forniranno il supporto giuridico necessario in tale ambito.
adw. Michał Wyjatek
apl. adw. Wiktoria Pytlik
